采购流程的主要5个步骤（采购管理制度及采购流程）( 二 ) 一、目的：规范公司采购流程

l 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。
l 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。
l 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
（二）询价及其规定
l 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。

l 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。

l 对于紧急请购项目应优先处理。
l 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。

l 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。
对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。
l 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。
l 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。
l 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。
l 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。

l 比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。

l 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
（三）比价、议价

l 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。

l 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。

l 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

l 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

l 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
（四）比价、议价结果汇总
l 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。

l 比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、

工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。
l 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
（五）合同的签订及其规定
（1）合同正文应包含的要素
l 合同名称、编号、签订时间、签订地点。
l 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。

l 包装要求，备品备件包装运输要求。
l 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。
l 付款方式。
l 交货期。
l 质量保证期。
l 质量要求及规范。
l 违约责任和解决纠纷的办法。
l 双方的公司信息。
l 其他约定。
（2）合同签订及其规定