采购流程的主要5个步骤（采购管理制度及采购流程）( 三 ) 一、目的：规范公司采购流程

l 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。
l 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。
l 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，务必请厂商派代表来场协助清点。

l 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期。

l 详细约定发票的提供时间及要求。
l 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。

l 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。

l 违约责任一定要详细、具体。
l 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工作。

l 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审查。

l 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。

l 签订的所有合同应及时报送财务部门。
（六）付款及合同执行
（1）付款流程

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（2）付款规定
l 所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。
l 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款。

l 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。

l 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
（3）合同执行
l 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。

l 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。

l 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

（七）验收入库与退货
（1）验收流程

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（2）报验
l 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收。

l 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。

l 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。

l 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
（3）入库
l 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。

l 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

l 质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。

l 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。

l 质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库

（4）退、换货
l 质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。