对于招标代理行业的从业者来说，采购的文件存档保管过程中，经常会碰到管理费时费力、资料查找困难、文件经常丢失等问题，严重影响了公司的工作效率 。行业专家表示，招标采购是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录 。对于招标代理机构而言，档案管理的重要性不言而喻 。
招标档案为什么要采取信息化?信息化的作用和意义是什么呢?
是社会与档案事业发展的需要 。招标代理部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么信息资源的开发将会受到不利影响 。因此有必要以现代化建设管理方法推进招标管理，通过信息化建设提高档案工作效率和工作质量 。
是招标工作价值开发利用的需要 。传统的招标管理办法环节烦琐，使得招标的价值长期得不到发掘 。在信息化条件下，招标管理人员能够及时、全面收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性的开发本单位招标信息 。利用现代信息技术对招标进行信息化建设，能够进一步挖掘招标的潜在价值，加速资源的共享与传播利用 。
是组织提高决策效率、促进创新的需要 。进行招标信息化建设，实现招标信息资源共享、信息资源合理开发和利用，就能够更好的为公司的各项决策活动提供重要的依据 。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确查考组织中的各种资源，而传统的招标管理方式早已不能满足利用要求 。
以下为某招标公司的信息化应用方案：
• 该系统使用Excel服务器开发平台进行开发设计，系统流程全部来自实际业务工作流程，与业务工作紧密结合，相关工作人员想到什么相关业务工作，在系统内就可以找到相关的业务单据 。• 采用Excel服务器开发平台的好处在于整个系统的操作都是镶嵌在Microsoft Office Excel(WPS同样支持)的基础上，会Excel就会操作该系统，相关业务人员轻松上手，极大减少培训成本 。• 该系统是通过中铁物总国际招标有限公司招开标工作的参与，了解相关的业务流程而开发设计，并经过了张唐铁路招投标工作的实际应用 。系统包括七大功能模块• 一、招标公告• 二、标书发售• 三、答疑补遗• 四、开标评标• 五、中标结果• 六、中标通知_结果通知• 七、代理费_通知回款导航图

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一、 招标公告其中包括1、《招标公告》2、《投标结果一览表》

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1、 招标公告用于对招标公告信息的记录，以备后期数据的调用

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2、 招投标结果一览表

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二、 标书发售其中包括1、《标书发售_顺序号》2、《标书发售_登记表(打码)》3、《标书发售_日汇/邮箱复制》4、《标书发售_汇总表》5、《标书发售_包次、金额汇总》6、《标书发售_投标次、金额汇总》7、《标书发售登记表_数据导入》8、《代理费承诺书_盖章》9、《代理费承诺书_盖章_汇总表》10、《标书款_发票(收据)登记表》

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1、 标书发售_顺序号用于标书发售现场购买人数过多时排序叫号购买标书使用，功能等同于银行叫号

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